Upravljanje promjenama u suvremenim organizacijama

Kako se nositi s promjenama u organizacijama?

Suvremene organizacije neprestano se suočavaju s promjenama u razvoju svojih poslovanja. Inovacije, nove tehnologije, globalizacija, konkurencija i svjetske krize zahtijevaju stalno prilagođavanje tvrtki okolini u kojoj djeluju. Bez obzira na vrstu promjena s kojima se poduzeće suočava, ključno je pažljivo upravljati tim procesom. Kako planirati i koordinirati upravljanje promjenama? Koji se problemi mogu pojaviti tijekom implementacije značajnih poslovnih promjena? Saznat ćete u ovom članku.

Što je upravljanje promjenama?

Upravljanje promjenama (eng. change management) je sustavni pristup koji se odnosi na planiranje, implementaciju i kontrolu promjena u organizaciji. Cilj ovog upravljanja nije samo osmišljavanje odgovarajuće promjene, korisne za tvrtku, već i pomoć zaposlenicima da se prilagode novim tržišnim uvjetima, dogovorima, postupcima ili organizacijskoj kulturi.

Ukratko, promišljena strategija upravljanja promjenama pomaže prilagoditi planove i procese tvrtke pred novim mogućnostima razvoja, ali i prijetnjama, pa čak i globalnim krizama.

Kako je rekao Charles Darwin: “Neće preživjeti najjači ni najinteligentniji, već oni koji se najbolje prilagode promjenama.” Ova izjava može se uspješno primijeniti na situaciju svih tvrtki diljem svijeta, koje moraju razviti trajnu spremnost za suočavanje s pritiscima promjena.

Zašto je upravljanje promjenama važno u organizacijama?

Zašto tvrtke moraju biti spremne na promjene? Jer poslovno okruženje neprestano se mijenja. Digitalizacija procesa, prijetnje cyber napadima, curenje podataka, znanstvena otkrića, sve veći pristup imerzivnim tehnologijama, geopolitičke promjene, financijske krize – to su samo neki od čimbenika koji zahtijevaju konkretan plan upravljanja promjenama za svaku organizaciju.

U posljednjim godinama, jedan od najvećih poticaja za takav pristup bila je pandemija Covid-19, koja je izazvala potrebu za brzim promjenama u tvrtkama, ali je istodobno potaknula i ogroman tehnološki napredak. Također, mnoge su se organizacije morale prebaciti na rad na daljinu i kućni ured, uvesti nove organizacijske procedure i prioritetno smanjivati troškove. Stoga nije čudno što je sposobnost učinkovite provedbe promjena postala sve važnija vještina budućnosti koja osigurava uspjeh organizacije.

Primjeri situacija u kojima je upravljanje promjenama neophodno

• Spajanje i akvizicije tvrtki
• Promjene u stilu upravljanja i prodajnoj strategiji
• Promjene u strukturi i organizaciji tvrtke
• Personalne promjene i kolektivna otpuštanja
• Promjene u zakonskim propisima
• Reinženjering i poboljšanje procesa
• Promjene u politici kvalitete
• Digitalna transformacija tvrtke i implementacija novih tehnologija
• Promjena imidža tvrtke
• Promjene u potrebama potrošača
• Gubitak tržišnog udjela
• Slijedeći princip industrije 5.0, koja se temelji na ekologiji, suradnji čovjeka s umjetnom inteligencijom i povećanju otpornosti tvrtki na krize.

Što otežava implementaciju promjena u organizaciji?

Postoji nekoliko čimbenika koji otežavaju uspješnu provedbu promjena u tvrtkama. Poznavanje uobičajenih grešaka u upravljanju promjenama može značajno utjecati na oblikovanje strategije u području upravljanja promjenama. Evo najvažnijih:

• Nedostatak lidera promjena: Iako mnoga istraživanja naglašavaju važnost uključivanja zaposlenika u tvrtkama, neki koordinatori promjena ne osiguravaju potpunu koordinaciju sa senior managementom u postupku njihove implementacije. Bez 100 % potpore lidera u organizaciji, većina promjena u tvrtki bit će osuđena na neuspjeh. Ako ste odgovorni za upravljanje promjenama u tvrtki, pobrinite se da pojačate komunikaciju s “vrha” kako bi cijeli proces tekao što glađe.
• Nedostatak strategije: Nema sumnje da je strategija upravljanja promjenama važan alat u rukama svakog managera promjena. Njegov nedostatak uzrokovat će samo nepotrebni kaos i niz drugih problema, kao što su interni sukobi, kašnjenja, loše izvedeni zadaci i prije svega niska razina motivacije za rad među timovima. Da biste to spriječili, morate unaprijed planirati sve akcije kako biste promjenu usmjerili na pravi put.
• Nedostatna ili neučinkovita komunikacija u organizaciji: Najbolji stručnjaci za implementaciju novih strategija i postupaka dobro znaju važnost komunikacije promjena u organizaciji, koja uzima u obzir interese ne samo same tvrtke, već i njenih zaposlenika. Jasan i jednostavan prijenos novih dogovora nužan je kako bi timovi shvatili suštinu uvodnih “novosti”.
• Nedostatak fokusa na potrebe zaposlenika: Najteže greške u upravljanju promjenama su zanemarivanje važnosti ljudskih resursa. Mnoge tvrtke posvećuju toliko vremena i energije planiranju same promjene da zaboravljaju na ljude koji će biti izravno pogođeni. Čak i najdetaljnija strategija može zakazati ako njezini kreatori ne brinu dovoljno o zaposlenicima.
• Nedovoljna obuka i uvođenje promjena: Bez obzira radite li na uvođenju kulture uključenosti u tvrtku ili dodavanju novih alata postojećem arsenalu tehnologija koje već koristite, ne smijete zaboraviti na obuku zaposlenika. Nedostatak stacionarnih i digitalnih tečajeva, kao i neprianjanje uz trendove u e-učenju, može izazvati veliki otpor među zaposlenicima koji jednostavno neće imati dovoljno informacija o promjenama u organizaciji.

Kako učinkovito upravljati promjenama u tvrtki?

Ne znate što su najbolje prakse u upravljanju promjenama? Evo šest ključnih savjeta koji će vam pomoći bolje planirati strategiju promjena u vašoj tvrtki:

• Potaknite zaposlenike na osjećaj potrebe za promjenama: Kao osoba odgovorna za promjene u organizaciji, morate pokazati svojim timovima kako će novi dogovori pomoći da produktivnije obavljaju svoje dosadašnje obveze. Prije nego što počnete prenositi konkretne koristi, provjerite razinu otpornosti među zaposlenicima, tj. njihovu sposobnost prilagodbe promjenama okoline.
• Odredite lidera promjena: Vođe promjena pomažu motivirati timove za sve transformacije unutar organizacije. Da biste bolje upravljali promjenama, odaberite nekoliko izdvojenih osoba u svojoj tvrtki koje će vam pomoći u komuniciranju novih, nadolazećih procesa. Takvi zaposlenici mogu lako utjecati na općenite mišljenja, stoga ih vrijedi tražiti ne samo među glavnim menadžerima, već i među zaposlenicima na srednjem nivou.
• Prezentirajte očekivane rezultate: Svi zaposlenici bolje će shvatiti potrebu za promjenom ako im precizno predstavite sadašnju situaciju tvrtke i koji će biti rezultat uvođenja promjena. U upravljanju promjenama cilj je bitan, stoga je dobro prezentirati očekivane rezultate na službenim sastancima, ali i na neformalnim susretima kako bi se komunikacija dodatno učvrstila.
• Uvođenje promjena etapama: Podjela uvođenja promjena na etape pomaže izbjeći preopterećenje zaposlenika s previše novih informacija odjednom. Manje, postupno uvođene modernizacije bit će sigurno lakše usvojiti. Možete planirati konkretne faze provedbe promjena u organizaciji podijeljene na pripremne, postavljanje ciljeva, izvršenje i evaluaciju.
• Koristite raznolike metode obuke: Ne uče svi na isti način, stoga je važno upravljati promjenama kroz različite metode obuke i različite oblike obuka. Ako su vaši zaposlenici navikli na stacionarne tečajeve, webinare ili jednostavne SCORM tečajeve na LMS platformama, predložite im nove, zanimljivije mogućnosti koje predstavljaju koncept promjena i koje se lako mogu uključiti online.
• Pitajte zaposlenike za mišljenje: Slušanje tima je idealan način za poboljšanje cijelog procesa upravljanja promjenama u organizaciji i brzo reagiranje na otpor i razne zabrinutosti. Zapamtite, što se zaposlenici više osjećaju kao da će biti dio nekog projekta, to će veće biti njihovo uključivanje u sve što ih okružuje. Učinite napor i provjerite jesu li promjene dobro razumljene na svim razinama organizacije. Potaknite aktivan dijalog.

Upravljanje promjenama – obuka za vašu tvrtku

Planirate strategiju upravljanja promjenama u svom poduzeću? Trebate predstaviti nove postupke ili smjernice vašim zaposlenicima? Već sada investirajte u praktične posvećene e-learning tečajeve koji će pružiti potrebno znanje timovima u vašoj organizaciji.

Kontaktirajte nas i isplanirajte učinkovite obuke koristeći moderne multimedijalne projekte ili virtualnu i proširenu stvarnost.